BELEID INZAKE DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

1. INLEIDING

Dit Gegevensverwerkingsbeleid heeft betrekking op de door ons uitgevoerde verwerking van uw persoonsgegevens ("uw Gegevens") in het bijzonder teneinde
• U te voorzien van onze producten en diensten,
• De vragen die u aan ons richt op te volgen en te beantwoorden,
• Uw relaties en contacten met ons en andere Lexus-entiteiten binnen onze organisatie of merkomgeving effectief te beheren, en
• Indien u ermee instemt, u bepaalde marketingcommunicatie en uitnodigingen voor enquêtes te sturen
Dit Gegevensverwerkingsbeleid moet altijd worden gelezen in combinatie met het Algemeen privacy- en gegevensbeschermingsbeleid van Lexus (de "Algemene Privacyverklaring"), die de algemene manier beschrijft waarop uw gegevens zullen worden verwerkt. Lees de Algemene Privacyverklaring voor meer informatie over hoe we uw gegevens verwerken Lexus.

Als Verwerkingsverantwoordelijken zullen de onderstaande entiteiten uw Gegevens (zoals hieronder gedefinieerd) verzamelen en gebruiken voor de hieronder beschreven doeleinden.
• Lexus Belgium, B.U. van Toyota Belgium SA, met zetel te 1932 Zaventem, Leuvensesteenweg 369 en ondernemingsnummer BE 0403.425.770 (hierna “lexus”); en
• Uw erkende Lexus-verdeler (van wie u hebt aangekocht en/of die u hebt aangewezen als preferentiële verdeler en/of degene die Lexus aan u toewijst op basis van locatie - het dichtst bij u op basis van uw postcode en uw adres of op basis van de geschiedenis van uw van uw contacten met ons netwerk)
Dit gegevensverwerkingsbeleid is van toepassing op alle verwerkingen waarbij één of meer van de hierboven vermelde verwerkingsverantwoordelijken (hierna " Lexus " genoemd) betrokken zijn.

2. WELKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD?

De volgende categorieën van Gegevens kunnen door ons worden verzameld, die variëren afhankelijk van uw relatie met Lexus:

Categorieën Gegevens:

Gegevens die u ons meedeelt:

Algemene informatie zoals:
• Uw naam, voornaam, titel, taal en geboortedatum
• Uw postadres, e-mailadres, vast en / of mobiel telefoonnummer, ...
• Alle persoonlijke informatie die u ons vrijwillig en vrijblijvend meedeelt (bv. gezinssamenstelling, beroep, ...

Als u een professional bent, onder andere:
Contactgegevens van uw bedrijf/vereniging/instelling: naam, postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, uw btw-nummer en bedrijfsnummer, rechtsvorm.

Voertuig-gerelateerde informatie, zoals:
• Uw LexusLink-accountgegevens (bijvoorbeeld uw LexusLink-accountreferentie),
• Informatie over de interacties tussen u en ons, zoals de geschiedenis van uw relatie met ons en uw transacties met ons, inclusief bijvoorbeeld uw bezoeken aan onze showrooms, uw aankopen, uw geregistreerde voertuigconfiguraties, uw bezoeken aan ons netwerk voor reparatie en onderhoud, uw contacten met ons, uw vragen, verzoeken en klachten over ons, de behandeling van uw vragen, verzoeken en klachten,
• Informatie over uw Lexus-voertuig (bijv. voertuigidentificatienummer, informatie over de leveringsdatum van uw Lexus-voertuig, kilometerstand, diagnostische informatie over uw Lexus-voertuig en informatie over onderhoud en reparaties aan uw Lexus-voertuig).
• De betreffende verdeler (s) of hersteller (s).
• Informatie met betrekking tot de connectiviteit van uw voertuig (technische logs, ...).
• Informatie met betrekking tot connectiviteit tot uw voertuig via apps.
• Informatie inzake uw interesses en voorkeuren

Informatie met betrekking tot onze enquêtes
De antwoorden die u tijdens de enquête hebt gegeven (tenzij de enquête anoniem was).
Informatie over de toestemmingen die u aan ons hebt gegeven en ons beheer van die toestemmingen (inclusief bijvoorbeeld het bijhouden van registers en de verwerking van de intrekking van uw toestemming).
Indien u een financierings-/lening- of leasingscontract hebt afgesloten met één van onze commerciele partners, zal de erkende distributeur, als verwerker, de relevante informatie verwerken die nodig is om de documenten met betrekking tot het contract in te vullen en verstrekt hij deze informatie aan de betrokken partner. In dit geval nodigen wij u uit om het Gegevensverwerkingsbeleid van de betrokken partner te raadplegen.
Indien u een verzekeringscontract hebt afgesloten met betrekking tot uw voertuig via Car Security, Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem, een zusterbedrijf van Lexus, zal Car Security de relevante informatie verwerken die nodig is om de formulieren met betrekking tot het contract in te vullen. In dit geval nodigen wij u uit om het Gegevensverwerkingsbeleid van Car Security te raadplegen.

Gegevens die wij over u verzamelen:

Informatie van derden, zoals:
We kunnen ook informatie over u verzamelen afkomstig van openbare databanken, sociale media platformen of eigenaren van marketingbestanden, die ons helpen om uw Gegevens bij te werken, de kwaliteit van de Gegevens te verbeteren of uw Gegevens aan te vullen om ons te helpen een beter inzicht te krijgen in het type producten dat u mogelijks interesseert.

Waar mogelijk houden we ook de datum bij waar deze informatie aan ons wordt meegedeeld of waar wijzigingen in zijn aangebracht.

Automatische Gegevensverzameling
De website van Lexus gebruikt serverlogboeken, die uw interacties met de Lexus-website en de webpagina's die u bezoekt, registreren met betrekking tot het huidige internetprotocol (IP) -adres van uw computer. De geautomatiseerde processen die wij gebruiken om informatie te verzamelen, zijn cookies, logbestanden en wifi-toegangspunttags.
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij bepaalde informatie vastleggen op basis van de cookies die we plaatsen. Voor meer informatie verwijzen we naar onze cookieverklaring (klik hier).

3. DOELSTELLINGEN EN RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

Wij verwerken uw Gegevens voor de doeleinden en op basis van de rechtsgronden beschreven hieronder:

Doelstellingen : Rechtsgrond
Opvolgen en beantwoorden van uw vragen :
- Om uw aanvraag voor een proefrit, offerte, brochure, afspraak of informatie over Lexus producten en diensten of een ander verzoek om informatie op te volgen en te beantwoorden

Uitvoering van een contract of gerechtvaardigd belang dat door de verwerkingsverantwoordelijke(n) of door een derde wordt nagestreefd
Uitvoering van contracten tussen u en ons :

- Om de contracten tussen u en ons te aanvaarden, op te stellen en op te volgen, bijvoorbeeld op basis van uw aankoop van een Lexus voertuig,
- Om u te voorzien van onze producten en diensten (bijv. onderhoud, probleemoplossing en reparatie van uw Lexus voertuig, garantiehandhaving, mobiliteitsdiensten, etc.).
- Voor boekhoudkundige doeleinden
- Om mogelijke fraude, misdrijven en overtredingen te bestrijden en het beheer van mogelijke juridische geschillen en procedures te waarborgen
- Om uw gegevens te verwerken en door te geven in het kader van de overdracht van vorderingen aan een derde partij
- Om te voldoen aan onze verplichting om u te kunnen lokaliseren in geval van een ongeval of noodoproep
- enz.

Uitvoering van een contract
Evalueren en verbeteren van de kwaliteit van onze producten, diensten en klantervaring:

- Om contact met u op te nemen in het geval dat uw Lexus voertuig deel uitmaakt van een veiligheidsoproep of servicecampagne,
- om de kwaliteit van onze producten en diensten te evalueren en te verbeteren
- Voor activiteiten van onderzoek en ontwikkeling
- Om u tevredenheidsenquêtes te sturen om te weten hoe u de klantenrelatie met Lexus en de producten en diensten ervaart (geen marketingonderzoek of marketinginhoud).
- om de kwaliteit van onze producten en diensten te evalueren en te verbeteren evenals voor onderzoek en ontwikkeling, kunnen uw persoonsgegevens ook worden geanonimiseerd en als zodanig worden gebruikt door andere Lexus entiteiten die als ontvangers worden genoemd in de sectie "Ontvangers van uw persoonlijke gegevens" hieronder.
- Om mogelijke fraude, misdrijven en overtredingen te bestrijden en om mogelijke juridische geschillen en procedures te beheren
- enz.
Gerechtvaardigd belang dat door de voor de verwerkingsverantwoordelijke(n) of door een derde wordt nagestreefd
Om met u in contact te blijven als u uw voertuig leaset:
Indien u een leasecontract heeft met één van onze commerciele partners :

- Om uw erkende verdeler in staat te stellen de contractinformatie in het systeem of de systemen in te vullen [...],
- Om uw erkende verdeler in staat te stellen de nodige opvolging te geven aan uw leasing
- om een indicatie van u te behouden als klant van het merk Lexus
Gerechtvaardigd belang dat door de voor de verwerkingsverantwoordelijke(n) of door een derde wordt nagestreefd
Versturen van marketingcommunicatie en marketingenquêtes :

- Om u herinneringen te sturen die een commerciële inhoud kunnen bevatten betreffende uw Lexus voertuig en betreffende de vernieuwing van de diensten die wij aanbieden en die binnenkort hernieuwd moeten worden (bijvoorbeeld onderhouds- en serviceherinneringen).
- Om u te informeren over product- en serviceaanbiedingen van het merk Lexus en/of Kinto (d.w.z. aanbiedingen die voor u of uw Lexus voertuig of mobiliteit gepersonaliseerd of relevant zijn met inbegrip van voertuigmodellen, onderdelen, accessoires, tweedehandsvoertuigen en andere producten en diensten van het merk Lexus en/of Kinto, zoals wegenwacht, uitgebreide garantie, onderhouds-/reparatiecontract, verzekering, leasing, financiering, aanverwante diensten en mobiliteitsdiensten), via alle kanalen, ook via sociale netwerken.
- Om u informatie en uitnodigingen te sturen over evenementen die we organiseren.
- Om u enquêtes voor marktonderzoek en polls te sturen met marketing-, reclame- of promotie-inhoud die betrekking hebben op u, uw Lexus-voertuig en/of onze producten en diensten, evenals uw interesses, voorkeuren en verwachtingen en om uw feedback op te volgen.
- Om uw deelname aan onze wedstrijden op te volgen
- Om u de nieuwsbrieven te sturen waarop u zich heeft geabonneerd

Wie neemt contact met u op /stuurt u deze informatie zoals hierboven beschreven? Enkel Lexus, haar zusterbedrijven Car Security SA en Autoproduct SA, Toyota Motor Europe, uw hierboven genoemde erkende verdeler of hersteller.

Als u toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van de door u geselecteerde berichten, zullen uw gegevens worden gedeeld met deze entiteiten (maar niet met andere derden), zodat wij u deze berichten kunnen toesturen.

We willen u ervan verzekeren dat uw toestemming niet zal worden gebruikt om te spammen, u te overspoelen met communicatie of opdringerig te zijn. Wat u van ons zal ontvangen is voor u relevant en nuttig. We willen ook naar u luisteren en uw interesses, voorkeuren en verwachtingen begrijpen door uw klantprofiel op te bouwen op basis van een analyse van de informatie die we over u hebben verzameld.

Deze informatie wordt dan gebruikt om onze communicatie met u te personaliseren en om u gepersonaliseerde aanbiedingen, advertenties en uitnodigingen te bezorgen.

We kunnen bv.uw aankoopgeschiedenis en/of uw verschillende interacties met ons bekijken (met inbegrip van bv.uw bezoeken aan onze website(s)), of, als u akkoord gaat om vanwege ons e-mails te ontvangen, kunnen we detecteren of u deze opent en leest, wat ons helpt om te bepalen wat u interesseert en ons helpt om ervoor te zorgen dat de informatie die we u verstrekken interessant voor u is.
Uw toestemming (apart verstrekt)
Beheren van uw persoonsgegevens :
- Centraliseren, combineren, delen bijwerken en corrigeren uw gegevens die u aan ons of aan andere Lexus-entiteiten hebt verstrekt of waarover wij of andere Lexus-entiteiten mogelijk al beschikken.

Wat betekent dit ?
Uw gegevens worden opgeslagen in centrale systemen die door ons of andere Lexus-entiteiten worden beheerd. Als u uw gegevens aan meer dan één Lexus-entiteit hebt verstrekt, worden uw gegevens gecombineerd, verwerkt en gedeeld met de desbetreffende Lexus-ontvangers (inclusief degenen die in de rubriek "Ontvangers van uw persoonsgegevens" hieronder worden genoemd) via de bovengenoemde systemen. Lexus streeft daarbij naar :
- een efficient beheer van uw gegevens (door ze bijvoorbeeld te centraliseren kunnen we ze gemakkelijker up-to-date en accuraat houden en het delen ervan organiseren),
- het verstrekken van de best mogelijke klantervaring,
- bepaalde activiteiten die in dit hoofdstuk "Doelstellingen en rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens" worden beschreven, te ondersteunen en te vergemakkelijken.
Gerechtvaardigd belang dat door de voor de verwerkingsverantwoordelijke(n) of door een derde wordt nagestreefd
Delen van uw persoonsgegevens op grond van wettelijke verplichting :

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om te voldoen aan een rechterlijke beslissing of een bevel of verzoek van een autoriteit (politie, etc) , om te voldoen aan onze fiscale verplichtingen) etc.
Vereist bij wet

4. BEWARINGSTERMIJN VAN UW GEGEVENS

Uw Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de in dit gegevensverwerkingsbeleid beschreven doeleinden te realiseren. Wanneer deze niet meer nodig zijn, worden uw Gegevens gewist of geanonimiseerd.

Ons beleid en onze procedures gebruiken de volgende criteria om de bewaartermijnen voor persoonsgegevens te bepalen voor de hierboven beschreven doeleinden:

- De periode die verstreken is sinds uw laatste interactie met ons;
- De tijd die nodig is voor ons en voor u om te reageren op uw verzoek(en) (als u bijvoorbeeld een testrit heeft aangevraagd, bewaren wij uw persoonlijke gegevens tot 6 maanden na de datum waarop u uw verzoek bij ons indient).
- Aan het einde van de contractuele relatie met u ;
- het bestaan van een daadwerkelijk of potentieel geschil of meningsverschil ( we hebben deze informatie bv. nodig om juridische vorderingen in te stellen of om ons te verdedigen tegen juridische vorderingen), in welk geval we uw informatie zullen bewaren totdat het geschil of meningsverschil is opgelost;
- het bestaan van een Reglementaire of wettelijke verplichting om persoonsgegevens te bewaren (bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden), in welk geval wij uw gegevens zullen bewaren zolang deze verplichting vereist.

5. ONTVANGERS VAN UW GEGEVENS

Uw Gegevens worden gedeeld met en toegankelijk gemaakt voor de hieronder vermelde categorieën ontvangers:

Ontvangers of categorieën ontvangers :
Externe onderaannemers, in de context van diensten die zij namens ons presteren (bijv. externe callcenters, reclamebureau, IT-serviceproviders, ...).
Andere entiteiten binnen onze organisatie of merkomgeving :
- Toyota Motor Europe SA, met zetel te 1140 Brussel, Bourgetlaan 60 voor soortgelijke doeleinden
- Inchcape SA, met zetel te 22a, St James's Square, London SW1Y 5LP Voor operationele doeleinden
- Car Security SA, met zetel te Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem,
- Autoproduct SA, met zetel te Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem
Elk ander bedrijf dat gerelateerd is aan Lexus en dat u diensten of producten levert of deelneemt aan de uitvoering van een van de doeleinden die zijn beschreven in de paragraaf "Doeleinden en wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens" hierboven (bijv.Toyota Motor Corporation).
Partnerbedrijven van Lexus met wie wij uw Gegevens op uw verzoek of met uw toestemming delen voor gerelateerde producten of dienstenverzekering, reserveonderdelen en accessoires voor voertuigen, financiering en leasing, ...
Gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kunnen uw Gegevens overdragen naar bestemmingen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten
en het Verenigd Koninkrijk, indien het gepast is om dit te doen (i) om een van de doelen te bereiken die in dit gegevensbeschermingsbeleid worden uiteengezet en/of (ii) om uw gegevens aan een derde partij bekend te maken (waaronder die waarnaar wordt verwezen in de paragraaf "Ontvangers van uw gegevens" hierboven) in overeenstemming met dit gegevensbeschermingsbeleid
In het geval dat uw gegevens buiten de EER worden overgedragen, zullen wij ervoor zorgen dat uw Gegevens worden beschermd door de volgende waarborgen:
- De wetgeving van het land waarnaar uw gegevens worden overgedragen, biedt een adequaat niveau van gegevensbescherming (artikel 45 AVG); of
- De doorgifte is onderworpen aan door de Europese Commissie goedgekeurde gegevensbeschermingsclausules (artikel 46, lid 2, AVG) of valt onder het EU-VS privacy shield

Laatste update: versie 1.0. van 13/04/2020